Het kan altijd gebeuren dat er iemand stopt. In dat geval is het echter wel belangrijk om alles netjes af te handelen. Volgens het Huishoudelijk Reglement dient het bestuur de exitprocedure vast te stellen:
Huishoudelijk Reglement Piratenpartij Utrecht, Artikel 2D en 2E:
HR Art.2 D. Wanneer een lid actieve rollen op zich neemt in de organisatie, danwel deelneemt aan interne communicatie, is het een lid verboden gegevens die hierdoor bij het lid bekend worden (zoals, maar niet beperkt tot, persoonsgegevens van andere leden) te gebruiken wanneer het lid de actieve rol neerlegt of het lidmaatschap heeft beëindigd, dan wel wanneer hiertoe een bezwaar ontstaat bij betrokken leden.
HR Art. 2 E. Wanneer een lid een actieve rol neerlegt of op andere manier kwijtraakt is het lid gehouden aan verplichtingen zoals opgenomen in een door het bestuur vast te stellen exitprocedure.
Daarom heeft het bestuur van de Piratenpartij Utrecht op 4 maart 2019 de volgende exitprocedure vastgesteld:
Exitprotocol ‘diepe’ rollen Piratenpartij Utrecht
Het doel van dit protocol is het tijdig kunnen signaleren en mitigeren van mogelijke risico’s welke kunnen ontstaan wanneer een Piraat de opgenomen rol opgeeft. In het bijzonder wordt hierin aandacht geschonken aan zogenoemde ‘diepe’ rollen: rollen welke een grote (bestuurs)verantwoordelijkheid en toegang tot de informatiesystemen van de Piratenpartij met zich meebrengen.
Stappenplan:
1. veranderen wachtwoorden en intrekken van rechten
- Loomio
- moderatie en/of auteursrechten binnen de groep
- YRPRI
- moderatie en/of auteursrechten binnen de groep
- Your Priorities – YRPRI
- admin team lidmaatschap
- Trello
- bewerkrechten op borden PPU
- Glassfrog:
- het ontnemen van de neergelegde rol(len)
- evalueren geschiktheid resterende rollen
- Website:
- redactie en auteursprivileges intrekken
- backuppen artikelen
- Social media:
- gedelegeerd beheer intrekken
- Email:
- machtigingen/toegang centrale mailboxen intrekken
- evt. persoonlijke mailbox bij verlaten partij
- Mumble:
- Admin rechten kanaal ‘Utrecht’
- evt. admin rechten overige kanalen
- Wiki:
- rechten landelijk ??
- Teamup
- Indien mogelijk de URL voor bewerken aanpassen <— kunnen we persoonlijke edit links maken?
- Padjes
- Backup bijdragen maken via export, history functie is afhankelijk van beschikbaarheid pad server
- Rechten PPU-account bijwerken / intrekken
- Rechten CRM ledenadministratie intrekken (CiviCRM & OpenVPN)
2. Exit gesprek
Een van de bestuursleden voert het gesprek.
In overleg wordt bepaald wie dit het beste kan doen in de gegeven situatie.
Gesprek vind in overleg plaats in een koffietent of in de drie kronen, nooit bij iemand thuis.
Inhoud van gesprek:
* Waarom ga je weg?
* op welk punt is het mis gegaan?
* Welke rol heeft het bestuur hierin gespeeld, hoe zouden wij dit in een volgende keer beter kunnen doen?
* Uit de rol van het bestuur vertellen hoe wij het hebben ervaren
* wat waren positieve dingen tijdens je tijd bij de Piratenpartij Utrecht?
* is er een kans dat je nog een keer terug komt / kunnen we contact opnemen als het campagnetijd wordt?
* is er vanuit jou behoefte om iets over je vertrek te zeggen op social media?
* zijn er geschreven stukken of foto’s die je verwijderd wilt hebben?
* Welke delen van dit gesprek mag ik delen met de rest van het bestuur en welke delen niet?
* Bedanken voor de getoonde inzet.
3. Overdracht materiaal. Denk hierbij aan posters/ flyers of bijvoorbeeld sleutels. Dit kan het beste tijdens het exit gesprek gebeuren.
4. opvullen van de rollen die nu niet meer bezet zijn.